Kaufen oder entwickeln? Standardsoftware und Individualsoftware im Vergleich

Jedes wachsende Unternehmen kommt an diesen Punkt. Die Tabellen reichen nicht mehr, die Tools reden nicht miteinander, und irgendwann fragt jemand: Kaufen wir ein ERP, ein CRM oder ein HR-System von der Stange, oder entwickeln wir unser eigenes?

Eine allgemeingültige Antwort gibt es nicht. Aber es gibt einen verlässlichen Weg zur Entscheidung.

Erst der Prozess, dann das Produkt

Bevor Sie Produkte vergleichen, schreiben Sie die Prozesse auf, die die Software abbilden muss. Schritt für Schritt und so, wie sie heute tatsächlich ablaufen: Wer beantragt, wer genehmigt, welche Daten gehen wohin, welche Regeln gelten.

Dann sortieren Sie sie in zwei Gruppen:

• Prozesse, die in jedem Unternehmen gleich sind. Urlaubsanträge, Rechnungsstellung, einfache Buchhaltung. Hier gelten Regeln, die alle teilen.
• Prozesse, die Sie unterscheiden. Wie Sie Preise gestalten, wie Sie Kunden betreuen, wie Ihre Gesellschaften zusammenarbeiten. Genau deshalb entscheiden sich Kunden für Sie.

Allein diese Übung beantwortet meist schon den größten Teil der Frage.

Wann Standardsoftware gewinnt

Kaufen ist in diesen Fällen die richtige Wahl:

• Der Prozess ist Standard. Wenn Sie Urlaub genauso genehmigen wie alle anderen, hat ein ausgereiftes Produkt das Problem längst gelöst, samt jahrelanger Erfahrung mit Sonderfällen.
• Es muss diesen Monat laufen. Ein Produkt kann in wenigen Tagen live sein. Individualsoftware braucht mindestens einige Wochen, auch wenn sie gut gemacht ist.
• Der Anbieter passt zu Ihrer Situation. Ihre Sprachen, die Regeln in Ihrem Land, die Zahl Ihrer Gesellschaften.

Seien Sie beim letzten Punkt ehrlich zu sich. Ein Produkt, das fast passt, kostet oft mehr, als es scheint: Lizenzen pro Nutzer, die mit Ihnen wachsen, Module, die Sie bezahlen und nicht nutzen, und vor allem die Behelfslösungen, die Ihr Team erfindet, um die Lücken zu überbrücken.

Wann Individualsoftware gewinnt

Eine eigene Entwicklung zahlt sich aus, wenn Sie sich hier wiederfinden:

• Der Prozess ist Ihr Vorteil. Wenn Ihre Preislogik, Ihr Servicemodell oder Ihre Abläufe Sie vom Wettbewerb abheben, verschwindet dieser Unterschied, sobald Sie alles in ein generisches Tool pressen.
• Sie führen mehrere Gesellschaften oder sind in mehreren Ländern aktiv. Viele Produkte sind für ein Unternehmen, eine Sprache und ein Regelwerk gedacht. Gruppen mit mehreren Gesellschaften, mehrsprachigen Teams und lokalen Vorschriften stoßen schnell an deren Grenzen.
• Die Behelfslösungen sind zum eigentlichen System geworden. Wenn Tabellen, Exporte und manuelle Kopien die Lücken zwischen drei oder vier Tools füllen, sind die Kosten schon jetzt hoch. Sie verteilen sich nur auf die Arbeitswoche aller Beteiligten.
• Die Lizenzkosten wachsen schneller als der Nutzen. Ein Preis pro Nutzer, der für zwanzig Leute sinnvoll war, ist es für fünfhundert vielleicht nicht mehr.

Der hybride Weg

In der Praxis landen die meisten wachsenden Unternehmen bei einer Mischung, und das ist in der Regel auch die beste Antwort. Kaufen Sie, was Standard ist, entwickeln Sie, was Ihnen eigen ist, und verbinden Sie alles so, dass Daten nur einmal erfasst werden.

So sieht das typischerweise aus:

• Ein Standardprodukt für die normale Buchhaltung.
• Eine individuelle Plattform für die Abläufe, den Vertriebsprozess oder das Kundenportal, mit denen Sie sich abheben.
• Saubere Integrationen dazwischen, damit die Zahlen überall übereinstimmen.

Entscheidend ist, die Verbindungen bewusst zu planen, statt sie nachträglich anzuflicken. Jedes externe Produkt sollte hinter einer klaren Schnittstelle sitzen. Dann lässt es sich austauschen, ohne dass alles drumherum neu gebaut werden muss.

Ein einfaches Entscheidungsraster

Stellen Sie für jeden Prozess vier Fragen:

1. Ist er in jedem Unternehmen gleich, oder gehört er zu dem, was uns ausmacht?
2. Passt ein vorhandenes Produkt ohne Behelfslösungen zu unseren Sprachen, Ländern und Strukturen?
3. Was kosten uns die Behelfslösungen heute, in Stunden und in Fehlern?
4. Wenn wir das Produkt in drei Jahren nicht mehr nutzen: Können wir unsere Daten mitnehmen?

Überwiegend „gleich, passt, günstig, ja“: kaufen. Überwiegend „anders, passt nicht, teuer, nein“: entwickeln. Alles dazwischen ist ein Kandidat für den hybriden Weg.

Vor der Entscheidung

Wie auch immer Sie sich entscheiden, bestehen Sie auf drei Dingen: früh lauffähige Software (eine Testphase beim Produkt, ein Prototyp bei Individualsoftware), die volle Hoheit über Ihre Daten und eine Dokumentation, mit der auch ein anderes Team übernehmen kann.

Sie hätten gern eine zweite Meinung zu Ihrer eigenen Make-or-Buy-Entscheidung? Dann buchen Sie ein Gespräch. Wir sagen Ihnen ehrlich, wenn Kaufen die bessere Wahl ist.