Comprare o sviluppare? Software gestionale standard o su misura

Prima o poi ogni azienda in crescita arriva allo stesso punto. I fogli Excel non reggono più, gli strumenti non si parlano e qualcuno pone la domanda: compriamo un ERP, un CRM o un software HR già pronto, oppure ce lo facciamo sviluppare?

Una risposta valida per tutti non esiste. Esiste però un modo affidabile per decidere.

Prima il processo, poi il prodotto

Prima di confrontare i prodotti, mettete per iscritto i processi che il software deve supportare, passo dopo passo, così come avvengono davvero oggi. Chi fa la richiesta, chi approva, quali dati passano da dove a dove, quali regole valgono.

Poi divideteli in due gruppi:

• Processi uguali in tutte le aziende. Richieste di ferie, fatturazione, contabilità di base. Seguono regole che valgono per tutti.
• Processi che vi rendono diversi. Il modo in cui fissate i prezzi, servite i clienti, fate lavorare insieme le società del gruppo. Sono il motivo per cui i clienti scelgono voi.

Di solito questo esercizio, da solo, risponde a buona parte della domanda.

Quando conviene comprare

Comprare è la scelta giusta quando:

• Il processo è standard. Se approvate le ferie come chiunque altro, un prodotto maturo ha già risolto il problema, con anni di casi particolari alle spalle.
• Vi serve operativo entro il mese. Un prodotto può essere attivo in pochi giorni. Il software su misura richiede almeno qualche settimana, anche quando è fatto bene.
• Il fornitore è adatto al vostro contesto. Le vostre lingue, le regole del vostro Paese, il numero di società che gestite.

Su quest’ultimo punto siate onesti con voi stessi. Un prodotto che va bene quasi del tutto spesso costa più di quanto sembri: licenze per utente che crescono insieme a voi, moduli pagati e mai usati e, soprattutto, le soluzioni di ripiego che il team inventa per tappare i buchi.

Quando conviene sviluppare

Lo sviluppo su misura si ripaga quando:

• Il processo è il vostro vantaggio. Se la logica dei prezzi, il modello di servizio o l’organizzazione operativa sono ciò che vi distingue, chiuderli in uno strumento generico cancella la differenza.
• Gestite più società o più Paesi. Molti prodotti sono pensati per una sola azienda, una lingua e un insieme di regole. I gruppi con più società, team multilingue e normative locali ne toccano presto i limiti.
• Le soluzioni di ripiego sono diventate il sistema. Quando fogli Excel, esportazioni e copie manuali riempiono i vuoti tra tre o quattro strumenti, il costo reale è già alto. Solo che è sparso nella settimana di tutti.
• Le licenze crescono più del valore. Un prezzo per utente sensato per venti persone può non esserlo più per cinquecento.

La via ibrida

Nella pratica, la maggior parte delle aziende in crescita finisce con un mix, e spesso è proprio la risposta migliore. Comprate ciò che è standard, sviluppate ciò che è vostro e collegate tutto, in modo che i dati si inseriscano una volta sola.

Uno schema tipico:

• Uno strumento standard per la contabilità ordinaria.
• Una piattaforma su misura per l’operatività, il processo di vendita o il portale clienti che vi distinguono.
• Integrazioni pulite tra le due parti, perché i numeri coincidano ovunque.

Il punto decisivo è progettare i collegamenti con cura fin dall’inizio, invece di aggiungerli in un secondo momento. Ogni prodotto esterno dovrebbe stare dietro un’interfaccia chiara, così da poterlo sostituire senza ricostruire tutto quello che gli sta intorno.

Una griglia per decidere

Per ogni processo, fatevi quattro domande:

1. È uguale in tutte le aziende, o fa parte di ciò che ci rende diversi?
2. Esiste un prodotto adatto alle nostre lingue, ai nostri Paesi e alla nostra struttura, senza soluzioni di ripiego?
3. Quanto ci costano oggi le soluzioni di ripiego, in ore e in errori?
4. Se tra tre anni smettiamo di usare questo prodotto, i nostri dati possono venire via con noi?

Se prevalgono «uguale, adatto, poco, sì»: comprate. Se prevalgono «diverso, non adatto, tanto, no»: sviluppate. Tutto ciò che sta nel mezzo è un buon candidato per la via ibrida.

Prima di decidere

Qualunque strada scegliate, pretendete tre cose: software funzionante fin da subito (una versione di prova per un prodotto, un prototipo per il su misura), una proprietà chiara dei vostri dati e una documentazione che permetta a un altro team di subentrare.

Se volete un secondo parere sulla vostra scelta tra comprare e sviluppare, prenotate una chiamata. Vi diremo con franchezza quando comprare è l’opzione migliore.